Ciascuna base di dati è formata da due componenti: una raccolta di informazioni e un indice della raccolta stessa. La prima consiste generalmente nei dati origine mentre il secondo è una collezione di files che facilita una veloce ricerca e riperimento dell'informazione immagazzinata nel database. L'elemento base di quest'ultimo è il documento che può essere un testo ma anche un'immagine, un video o una combinazione di essi. Associato al documento vi è un titolo, usato per descrivere i concetti principali del documento, e delle parole, nel caso di testi, che sono usate per determinare quanto un documento è attinente alla domanda dell'utente che ha formulato l'interrogazione.
Un database WAIS è realizzato usando due programmi: il
parser e l'indexer . Il parser legge i dati e distingue in
essi i documenti mentre l'indexer crea l'indice.
La separazione tra i due progammi rende l'ambiente più modulare e
permette di aggiungere un nuovo parser nel caso si introducano documenti
con nuovi formati.
L'architettura alla base del sistema WAIS è quella client-server. Il protocollo usato tra il server e il client per comunicare è il TCP/IP mentre il server per interrogare le basi di dati usa lo Z39.50. Prima di attivare il server deve essere creato l'indice della base di dati infatti quello deve conoscere la directory dove i file dell'indice sono contenuti. Oltre a questa directory andrà specificato come argomento nella riga di comando anche il numero di porta TCP-IP se si volesse cambiare quello standard che è il 210.
Le interfaccie client possono essere sia testuali che grafiche. La ricerca
inizia consultando il database directory-of-servers in cui sono
riportate le descrizioni dei server registrati per accedere alle basi di dati
da interrogare. Una volta effettuata una prima ricerca che ha prodotto la lista
degli archivi contenenti documenti attinenti la nostra richiesta, quest'ultimi
andranno consultati a partire da quello che ha ottenuto un
punteggio di attinenza più elevato.
Naturalmente tutto questo avverrà in modo trasparente all'utente che
lascierà al client il compito di contattare il database e effettuare la
ricerca.
Si ricorda che è possibile installare un gateway tra WAIS e WWW, il software accessibile in rete WAISgate , per interrogare i server WAIS utilizzando un client WWW come Netscape, basterà scrivere i nomi da ricercare in una form.